Collaborer ou pas ?

Culture commune

Collaborer à distance

Les déj' du mercredi
Compte-rendu (augmenté) du groupe de discussion 
sur les cultures et les pratiques collaboratives
mercredi 29 juillet 2020 de 12h à 13h
Nous avons partagé Nos Réflexions & expériences
autour de cette question
Collaborer à distance

Pourquoi cette question ?

Partage d'infos, activités de "co-", rythmes et espaces de travail, rites...
Est-ce que ça peut être simple la collaboration à distance ? Quelles seraient les bonnes pratiques ?

Collaborer à distance, ce n'est pas nouveau. 

Cependant, le contexte actuel continue à massifier cette pratique : mondialisation, internet, travail en réseau, télétravail, etc. Alors que pour certains, il s'agit d'une pratique ancienne, pour d'autres c'est une vraie découverte ! Nous ne sommes vraiment pas tous égaux sur ce point. Ce qui est sûr, c'est que plus on pratique et on expérimente, plus on devient agile et plus cela devient réellement facilitant. Alors qu'au départ... 🥵 !
La collaboration à distance... C'est de la collaboration appliquée. 
Vincent D.
Effectivement, collaborer à distance, c'est avant tout une manière de collaborer qui nous permet de travailler ensemble lorsque : 
  • nous sommes éloignés géographiquement et que nous ne pouvons pas nous retrouver "au même endroit" physique (distance spatiale) ;
  • nous évoluons dans des rythmes différents et nous ne pouvons pas  nous retrouver "au même moment" pour œuvrer sur un même projet ou simplement discuter et partager (distance temporelle) ;
  • nous ne nous sommes pas approprié les sujets de la même façon (distance culturelle, psycho-affective, etc.) ;
Collaborer à distance permet d'aménager de nouveaux espaces, de créer des passerelles, de réduire les écarts, de faciliter les flux d'information, de connecter les initiés et les débutants, d'aller au-devant de ceux qui ne sont pas à l'aise dans le monde physique, de tisser des liens entre personnes qui n'auraient jamais pu se rencontrer auparavant.

Collaborer à distance offre de nouveaux possibles 🚀

Quoi d'neuf dans la collaboration à distance ?

Qui dit nouvelles pratiques, dit nouvelles activités à savoir / pouvoir / vouloir maîtriser car il ne s'agit pas d'essayer de reproduire l'"ancien monde" du tout présentiel avec des salles, des tables et des tableaux. Nous l'avons constaté à plusieurs reprises : ça ne marche pas !

Peut-être que ce qui fait le plus parler et transpirer au départ, ce sont les nouvelles technologies. Eh oui ! Collaborer à distance nécessite non seulement la prise en main du matériel informatique (ordinateur, smartphone, tablettes, etc.) mais aussi de logiciels et d'outils numériques adaptés.

Et il en existe tellement aujourd'hui qu'il est difficile de faire ses choix !

Cela nécessite de tester chaque outil et de bricoler pour les faire interagir. Un processus qui peut être long et laborieux au départ, surtout quand on n'est pas développeur informatique ! Et puis, dans un groupe, il y a toujours ceux qui plébiscitent tel outil et ceux qui y sont hermétiques...

Faut-il tenter de satisfaire tout le monde ?

De notre côté, nous sommes vraiment partisans de créer avec son collectif un seul et même espace, une interface unique, une plateforme collaborative  à laquelle s'habituer petit à petit. En partant de ce principe et en ciblant bien les besoins prioritaires du groupe, avec quelques tutos et un peu de tâtonnement, tout le monde finit par y arriver. Enfin à partir du moment où il a l'envie de le faire, le temps et les moyens matériels (équipement informatique, accès internet). Mais en faisant le point ensemble sur ce que les gens ont comme ressources et comme habitudes, il est possible de trouver les bons compromis. Nous ne cherchons donc pas à satisfaire tout le monde, nous cherchons une 3ème voie, une solution originale et évolutive, accessible à tous.

La collaboration à distance est la recherche d'une bonne équation afin que chacun puisse pleinement et effectivement contribuer. Elle ne se limite pas, comme beaucoup le croient encore, à quelques heures de connexion dans un train ou à relire un compte-rendu en attendant les enfants devant le portail de l'école ! Cela demande des ressources et des moyens appropriés ... et des compétences à acquérir. 
Les 2 domaines d'activités et de compétences à développer
pour être un "collaborateur à distance"

🌕DOMAINE 1 / Co-construire à distance

Co-construire c'est élaborer et mettre en œuvre une action / un projet / une entreprise à plusieurs dans un processus de participation active de chaque partie prenante.
Cela nécessite donc de se mettre d’accord sur un processus de travail (une tâche, activité, action, projet) à réaliser ensemble, et de mettre en place une organisation de travail partagée, des principes et des règles de fonctionnements en commun.
La co-construction renvoie à tous les contextes où des acteurs ayant des intérêts et des points de vue différents sont amenés à travailler ensemble pour la réussite d'un projet ou pour définir les règles d'une organisation du travail.
FOUDRIAT, M. (2016), La co-construction. Une alternative managériale, Rennes, Presses de l’EHESP, coll. Politiques et interventions sociales

N°1 Partager des informations

Chaque personne qui détient une info doit pouvoir la partager avec les autres et chaque personne qui en cherche une doit pouvoir la trouver… Pour cela, il vous faudra savoir trier, sélectionner, traiter, classer et diffuser des informations... à distance 😉 !

Point de vigilance sur la visibilité des infos : qui  voit quoi ? Pensez à compartimenter et gérer les droits d’accès.

Et voilà quelques p'tites pratiques répertoriées et partagées :
Archives
Dépôt dans drive avec un classement expliqué à tous (tuto) ou déterminé ensemble si le groupe est restreint et peu évolutif
Données froides
(informations, chiffres, définitions, etc.) 
Document partagé présentant une bibliographie (+ filmographie, sitographie, etc.) avec références et liens vers vidéos, podcast, blogs, plateformes numériques, articles et ouvrages en ligne, etc. à consulter
Données chaudes
(actus, comptes-rendus, etc.) 
Mail individuel ou groupé / newsletter / activation de la notification automatique du dépôt d’un document dans un dossier partagé
Infos sensibles
Mail individuel 
+ si document partagé : prévoir un accès limité aux personnes qui partagent le même cadre éthique / la même déontologie 
+ privilégier les espaces sécurisés (avec identifiant et mdp) ou les réseaux sociaux « internes »

N°2 Discuter du travail à faire

Aller à la rencontre, partager son point de vue, des idées ou des références, avoir la possibilité de mettre en lumière nos divergences et nos convergences, nos complémentarités, nos richesses.
Echanges
(synchrones et asynchrones) avec une communauté / un réseau 
Forum, groupes réseaux sociaux, logiciels de chat et canaux privés / chaînes de discussion (ex : slack) pour la communication régulière et spontanée
(avec un historique auquel on peut donner accès)

Débat d’idées
RDV en visio de cercles ou groupes de discussion pour partager des points de vue et expériences, approfondir des thématiques / problématiques et produire de la matière + Compte-Rendu pour garder trace et s’y référer

Comme le groupe de discussion sur les cultures et pratiques collaboratives proposé par plug& 😉✌ !

N°3 Suivre un dossier / un projet

Suivre le « bon » déroulement de l'action, se répartir les tâches, planifier des échéances, évaluer nos objectifs / résultats, gérer les éventuels points d’obstacle, réguler...
Vision globale sur les avancées
( tâches à effectuer, échéances, etc.) 
Logiciels en ligne de gestion de projet (ex = trello) avec agenda partagé + rappel des RDV, répertoire de contacts, tableau de suivi d’activité, etc. + fiche contact (qui travaille sur quoi, avec qui, etc.)
= espace collectif qui concentre les infos liées au projet pour ne pas « info-charger » les personnes. Les infos ne sont pas envoyées individuellement, ce sont les personnes concernées qui font la démarche de s’informer. Certains logiciels permettent de déclencher une notification d’ajout.
Points chauds
RDV quotidien en visio de 15 min pour calage des activités en cours et gestion des urgences avec prises de notes et comptes-rendus en direct / classement dans le « notebook » dédié au projet
Fil rouge
(accessible à toutes les personnes concernées) 
Blog

N°4 Délibérer

Cadrer une mission ou action à mener, valider des étapes-clés ou des livrables, poser un arbitrage, prendre une décision stratégique collégiale...
Concertation
Propositions à discuter (ex : framavox), sondages et votes individuels/anonymes ou collectifs/en direct en ligne (ex : strawpoll)
Arbitrage et validation
(stratégique)
RDV visio avec TOUTES les parties prenantes (ou leurs représentants) et vidéos allumées pour la communication non-verbale 
Décision
Note envoyée ou rendue accessible à toutes les personnes concernées / impactées de près ou de loin par la décision prise avec explicatif sur les raisons et les modalités de prise de décision

N°5 Co-produire

Rechercher, élaborer et formaliser, concevoir et produire de solutions (intellectuelles / techniques)...
Présentation d’un projet / d’une problématique
Webinaire + chat pour répondre aux questions + lien vers une note de présentation / fiche projet / plaquette numérique à classer dans un dossier partagé 
Co-écriture de document
Traitement de texte en ligne + charte de fonctionnement à valider collectivement en amont
Atelier virtuel
Activités individuelles en amont (lecture/compréhension, questionnaire de positionnement, sondage, etc.) 
+ visio co-animée alternant plénière et sous-groupes (avec scénario, commandes de travail et outils facilitants préparés en amont)
+ compte-rendu (vidéo ou textuel) à envoyer aux participants après l’atelier avec questionnaire/sondage sur les suites à donner

🌕DOMAINE 2 / Créer, construire, maintenir, renforcer le lien à distance

Si vous ne voyez dans le distanciel que son efficacité et son utilité et que vous ne mettez en  oeuvre que des activités orientées vers le travail à fournir, vous prenez le risque de voir votre collectif ou votre communauté se déliter+++

Comme nous l'avons vu dans notre précédente discussion "Collaborer ou pas ?", les  personnes s'engagent dans une collaboration, avant tout, parce qu'il y a de la convivialité et du plaisir à être ensemble, parce la relation aux autres est nourrissante et parce que la démarche que nous menons ensemble fait SENS.
prudence

A distance ou non, 
toute collaboration, c'est d'abord de l'humain !
Et pourtant, quoi de plus paradoxal a priori que cette pratique ?
La machine déshumanise, le virtuel nous coupe de la réalité.
Et la proximité, c’est LE lieu par excellence de la relation !!!
Alors développer de vraies relations à distance 🤔 ???

Pourtant ceux qui pratiquent le savent : malgré la distance physique, il est toujours possible de rester proche.  
Trouver la juste de distance ensemble, c’est construire le lien.
Y être attentif et mettre en place des actions 100% dédiées est incontournable !

Instaurer des rituels

Sisi ! Il est possible de proposer des RITUELS VIRTUELS qui favoriseront la proximité relationnelle et la vie d'équipe. 👍

Et vous en avez certainement mis en place de façon assez spontanée. Nous les initions, la plupart du temps, sans trop y réfléchir, tout simplement parce que nous en avons besoin ! Ce sont de petites habitudes qui développent l'inter-connaissance et la proximité psycho-affective entre les personnes et qui ramènent un peu de quotidienneté et de légèreté. Par exemple : 
  • Un point collectif pour démarrer la semaine (ambiance + priorités de la semaine pour chacun)
  • Dire bonjour à tous ses proches collaborateurs quand on commence le travail
  • La citation ou le GIF du jour par mail / tchat / sms pour « ambiancer » la journée
  • 1 « chef de la bonne humeur » ou "directeur du bonheur" (auto-)désigné pour motiver, encourager, faire des blagues, etc… (rôle qui peut tourner entre différents collaborateurs chaque jour, semaine, suivant l'humeur !)
  • Un RDV virtuel « machine à café » 1f/sem. avec caméra allumée dans la pièce de son choix 
  • Un entretien 1/1 et des échanges personnels (visio / tel / messagerie à adapter selon les interlocuteurs)
  • Des jeux en équipe et activités collectives comme partager un déjeuner (apéro) en ligne
  • Manifester sa « présence numérique » pour montrer qu’on est dispo
  • Ouvrir une communauté virtuelle pour tous les « électrons » qui gravitent autour du projet
Et vous c'est quoi vos rituels qui "font du bien" ?
Merci de partager en commentaires !

Dé-virtualiser les relations

Pour humaniser les Visioconférences, il existe des petits outils pour installer une ambiance et dynamiser le groupe. ce sont des outils "brise-glace" (ou "ice-breakers" pour ceux qui les préfèrent en anglais !). On les improvise, on les invente, on les prépare à l'avance... Au final, ça ne prend que quelques minutes et ils ont le mérite de casser un peu certains codes, d'apporter une touche d'humour ou d'émotion, de nous décaler, de nous faire sortir d'une présentation ou d'une prise de parole froide et mécanique, de nous maintenir aussi connectés avec notre environnement réel.

Aujourd'hui, pour ouvrir le groupe de discussion, nous avons testé la "présentation à travers un objet près de soi". A travers un pin's, un smartphone, une pelle à raclette, une carte de visite ou encore une toile de tente, chacun a pu donner à voir et à entendre un peu de lui...

Voici quelques exemples à tester : 
  • Présentation kanak (d’où viens-tu et où vas-tu ?)
  • Ton tout 1er job
  • Ton pire job
  • Prends une photo de ce que tu vois par la fenêtre
  • Présentez un objet dans votre bureau/pièce de travail
  • Quelle est votre météo du jour ?
  • Une anecdote de la veille
  • L’arbre à personnages
  • Chacun pose une question à laquelle tout le monde doit répondre.
  • Recueil d’expériences (en amont) – retrouver son « propriétaire »
  • Se présenter en présentant 3 renseignements dont 1 est faux.
  • Ce que nous avons en commun = tous ceux qui / Lèvent la main, tous ceux qui…
Et vous c'est quoi vos petits trucs et astuces qui humanisent la rencontre  ?
Merci de partager en commentaires !

Créer des ambiances

Si vous n'avez pas d'interface unique, de plateforme qui porte vos couleurs et votre ton (comme ici 😉 !), il existe plein de solutions aujourd'hui. Vous pouvez même, à présent, créer des salons de discussion privés, "cosy" qui s'adapteront au petit groupe qui se rencontre.

Un "bon" animateur arrivera aussi à créer une ambiance adaptée au travail à mener ensemble et qui permettra à chacun de se sentir à l'aise et d'offrir la meilleure version de lui-même au collectif !
Et vous ? Partagez vos pratiques dans les commentaires !
Merci +++
DISCUSSION BONUS
Faut-il un animateur / facilitateur 
pour faire vivre les collaborations à distance ?
Pour mettre en place de réelles collaborations à distance (ou non), il faut qu'une vraie démarche volontaire puisse être engagée (chacun individuellement et à l'échelle de toute une organisation de travail)...
Susciter l'intérêt et la participation active de chaque membre, faciliter l'engagement, faire vivre un collectif... c'est effectivement le travail d'un animateur (de groupe, d'équipe, de communauté, de réseau). 
Et avant d'être pleinement en mesure d'évoluer en totale autonomie, un collectif aura besoin qu'une ou plusieurs personnes puissent prendre ce rôle...

Et je vous propose de laisser ce VASTE sujet ouvert pour un prochain RDV du groupe de discussion 👌 à découvrir ICI

Ce que nous avons décidé de retenir de notre discussion

  • Trouver l'outil qui correspond aux besoins du collectif, définir des règles de fonctionnement et réguler si besoin.
  • C'est la communauté qui finit par choisir son outil.
  • Bien connaître ses collaborateurs et adapter les façons de travailler.
  • Ce qui compte avant tout, c'est donner du sens à ce qu'on fait ensemble.
  • Oser bricoler et expérimenter.
  • Besoin de mettre en place un véritable leadership, un soutien, un accompagnement (animation, facilitation, management)

Et vous, en ce moment, c'est facile la collaboration à distance ?

EAP parle
J'ai été ravie de vous accueillir, comme chaque semaine. 

Prochain RDV le 16 septembre 2020
pour discuter de culture commune...

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