Collaborer à distance

Partage d'infos, activités de "co-", rythmes et espaces de travail, rites...
Est-ce que ça peut être simple la collaboration à distance ? Quelles seraient les bonnes pratiques ?

Collaborer à distance, ce n'est pas nouveau. 

Cependant, le contexte actuel continue à massifier cette pratique : mondialisation, internet, travail en réseau, télétravail, etc. Alors que pour certains, il s'agit d'une pratique ancienne, pour d'autres c'est une vraie découverte ! Nous ne sommes vraiment pas tous égaux sur ce point. Ce qui est sûr, c'est que plus on pratique et on expérimente, plus on devient agile et plus cela devient réellement facilitant. Alors qu'au départ... 🥵 !

Effectivement, collaborer à distance, c'est avant tout une manière de collaborer qui nous permet de travailler ensemble lorsque : 

Collaborer à distance permet d'aménager de nouveaux espaces, de créer des passerelles, de réduire les écarts, de faciliter les flux d'information, de connecter les initiés et les débutants, d'aller au-devant de ceux qui ne sont pas à l'aise dans le monde physique, de tisser des liens entre personnes qui n'auraient jamais pu se rencontrer auparavant.

Collaborer à distance offre de nouveaux possibles 🚀

Qui dit nouvelles pratiques, dit nouvelles activités à savoir / pouvoir / vouloir maîtriser car il ne s'agit pas d'essayer de reproduire l'"ancien monde" du tout présentiel avec des salles, des tables et des tableaux. Nous l'avons constaté à plusieurs reprises : ça ne marche pas !

Cela nécessite de tester chaque outil et de bricoler pour les faire interagir. Un processus qui peut être long et laborieux au départ, surtout quand on n'est pas développeur informatique ! Et puis, dans un groupe, il y a toujours ceux qui plébiscitent tel outil et ceux qui y sont hermétiques...

Faut-il tenter de satisfaire tout le monde ?

De notre côté, nous sommes vraiment partisans de créer avec son collectif un seul et même espace, une interface unique, une plateforme collaborative  à laquelle s'habituer petit à petit. En partant de ce principe et en ciblant bien les besoins prioritaires du groupe, avec quelques tutos et un peu de tâtonnement, tout le monde finit par y arriver. Enfin à partir du moment où il a l'envie de le faire, le temps et les moyens matériels (équipement informatique, accès internet). Mais en faisant le point ensemble sur ce que les gens ont comme ressources et comme habitudes, il est possible de trouver les bons compromis. Nous ne cherchons donc pas à satisfaire tout le monde, nous cherchons une 3ème voie, une solution originale et évolutive, accessible à tous.

La collaboration à distance est la recherche d'une bonne équation afin que chacun puisse pleinement et effectivement contribuer. Elle ne se limite pas, comme beaucoup le croient encore, à quelques heures de connexion dans un train ou à relire un compte-rendu en attendant les enfants devant le portail de l'école ! Cela demande des ressources et des moyens appropriés ... et des compétences à acquérir. 

Co-construire c'est élaborer et mettre en œuvre une action / un projet / une entreprise à plusieurs dans un processus de participation active de chaque partie prenante.
Cela nécessite donc de se mettre d’accord sur un processus de travail (une tâche, activité, action, projet) à réaliser ensemble, et de mettre en place une organisation de travail partagée, des principes et des règles de fonctionnements en commun.

Chaque personne qui détient une info doit pouvoir la partager avec les autres et chaque personne qui en cherche une doit pouvoir la trouver… Pour cela, il vous faudra savoir trier, sélectionner, traiter, classer et diffuser des informations... à distance 😉 !

Point de vigilance sur la visibilité des infos : qui  voit quoi ? Pensez à compartimenter et gérer les droits d’accès.

Et voilà quelques p'tites pratiques répertoriées et partagées :

Suivre le « bon » déroulement de l'action, se répartir les tâches, planifier des échéances, évaluer nos objectifs / résultats, gérer les éventuels points d’obstacle, réguler...

Cadrer une mission ou action à mener, valider des étapes-clés ou des livrables, poser un arbitrage, prendre une décision stratégique collégiale...

Rechercher, élaborer et formaliser, concevoir et produire de solutions (intellectuelles / techniques)...

Si vous ne voyez dans le distanciel que son efficacité et son utilité et que vous ne mettez en œuvre que des activités orientées vers le travail à fournir, vous prenez le risque de voir votre collectif ou votre communauté se déliter+++

Comme nous l'avons vu dans notre précédente discussion "Collaborer ou pas ?", les  personnes s'engagent dans une collaboration, avant tout, parce qu'il y a de la convivialité et du plaisir à être ensemble, parce la relation aux autres est nourrissante et parce que la démarche que nous menons ensemble fait SENS.

Et pourtant, quoi de plus paradoxal a priori que cette pratique ?
La machine déshumanise, le virtuel nous coupe de la réalité.
Et la proximité, c’est LE lieu par excellence de la relation !!!
Alors développer de vraies relations à distance 🤔 ???

Pourtant ceux qui pratiquent le savent : malgré la distance physique, il est toujours possible de rester proche.  
Trouver la juste de distance ensemble, c’est construire le lien.
Y être attentif et mettre en place des actions 100% dédiées est incontournable !

Sisi ! Il est possible de proposer des RITUELS VIRTUELS qui favoriseront la proximité relationnelle et la vie d'équipe. 👍

Et vous en avez certainement mis en place de façon assez spontanée. Nous les initions, la plupart du temps, sans trop y réfléchir, tout simplement parce que nous en avons besoin ! Ce sont de petites habitudes qui développent l'inter-connaissance et la proximité psycho-affective entre les personnes et qui ramènent un peu de quotidienneté et de légèreté. Par exemple : 

Si vous n'avez pas d'interface unique, de plateforme qui porte vos couleurs et votre ton (comme ici 😉 !), il existe plein de solutions aujourd'hui. Vous pouvez même, à présent, créer des salons de discussion privés, "cosy" qui s'adapteront au petit groupe qui se rencontre.

Un "bon" animateur arrivera aussi à créer une ambiance adaptée au travail à mener ensemble et qui permettra à chacun de se sentir à l'aise et d'offrir la meilleure version de lui-même au collectif !