Culture commune

Leadership

Lever les freins à la collaboration

Les déj' du mercredi
Compte-rendu (augmenté) du groupe de discussion 
sur les cultures et les pratiques collaboratives
mercredi 30 septembre 2020 de 12h à 13h
Nous avons partagé Nos Réflexions & expériences
autour de cette Question
Lever les freins à la collaboration

Pourquoi cette question ?

Pas le temps, pas envie, pas dispo, pas possible, pas pour moi...
Qu'est-ce qui fait que, parfois, "ça freine" ?  Quels leviers actionner pour favoriser l'engagement ?
  • Nous ne prenons pas toujours le temps de chercher à comprendre ce qui freine réellement l'action d'un collaborateur ou d'une équipe de travail ;
  • N'avons-nous pas tendance à mettre ça sur le dos de certaines personnes : mauvaise volonté, résistance au changement, incompétence managériale, etc. ?
  • Ou sur le compte d'une organisation : pas assez de moyens, dysfonctionnements divers et variés, etc. ?
  • Quel dommage alors pour certains projets qui en restent à un état larvaire sans avoir l'occasion de réaliser tout leur potentiel
  • ou qui vont ponctionner énormément de ressources et d'énergie pour n'accoucher que d'une souris ! 
  • Que l'on reste sur des blocages ou que "ça passe au forceps", il n'en demeure en général qu'un goût amer
  • voire pire : un mal-être qui va durablement alimenter la méfiance que l'on peut ressentir à s'engager de nouveau dans une action collective.
S'intéresser aux freins qui pèsent sur les collaborations, c'est donc :
  • économiser des coûts (autant financiers que personnels 🥵 !) ;
  • optimiser les efforts engagés et retirer de la satisfaction pour le travail fourni 🥳 ; 
  • vivre une aventure collective excitante 🤠 ;
  • produire collectivement un super résultat et en être fier 😎 ; 
  • avoir le sentiment de s'être investi et d'offrir quelque chose à d'autres qu'à nous-même, à la société 😇 ;
  • avoir envie de recommencer 😀 !
C'est pour toutes ces raisons que nous avons souhaité, aujourd'hui, pousser l'analyse un peu plus loin et nous interroger sur ce qui freine l'engagement plein et entier dans une collaboration véritablement active…
Face aux partisans du YAKAFOKON, 
équipons-nous pour booster les collaborations !

La vision 3D

La collaboration est une stratégie d'action extrêmement complexe car elle concerne :
  • des personnes aussi diverses qu'uniques
  • qui interagissent de façon très variée
  • au sein d'un écosystème vivant et souvent hétéroclite

Alors prétendre que telle personne ou tel process empêche de collaborer serait certainement réducteur et limitant.

🪐 Pour y voir plus clair, il semble donc nécessaire de chausser une paire de lunettes, disons, systémiques et de placer la focale sur 3 niveaux en même temps...
3 niveaux

GRILLE DE LECTURE N°1 / Au niveau des personnes

Pour qu'une personne collabore pleinement et activement, elle aura besoin de, non seulement, se sentir mais aussi d'être réellement : 
  • Compétente. 🤓 Oui ! Le travail ensemble, ça s'apprend ! Vous l'apprenez à travers vos lectures ou vos recherches en sciences humaines ou en sciences sociales, sur la dynamique de groupes, par exemple. Mais pas seulement dans les livres. Au contraire ! Par toutes les expériences vécues et les riches leçons que vous en tirez dès lors que vous faites l'effort de le conscientiser. Savoir collaborer, c'est aussi découvrir, expérimenter et pratiquer des méthodes et des techniques qui favorisent les interactions de qualité, l'efficacité des coopérations, la pertinence des réalisations communes. Enfin, savoir collaborer, c'est, avant tout, travailler sur sa posture, ses émotions, son propre ego. Non untel ne fait pas forcément exprès de contredire tout  ce que vous dites ! Car savoir collaborer, c'est aussi être en mesure d'écouter un comportement défensif, de se mettre à la place de l'autre pour tenter de comprendre ses mouvements internes. Savoir collaborer, c'est être capable d'adapter sa réponse et sa posture dans une recherche de bénéfice mutuel et en faveur d'un projet commun.
  • Motivée. 💛 Vous pouvez être tout à fait compétent.e, réfléchir à vos pratiques pour les faire évoluer et mener un travail continu sur vous-même, si le projet sur lequel vous travaillez ne vous intéresse pas, que, malgré vos efforts répétés, vous n'arrivez pas à trouver d'atomes crochus avec les autres personnes (ça arrive !) ou si vous ne vous sentez que simple exécutant, sans marge de manœuvre ou prise d'initiative, il y a de fortes chances que vous ne vous engagiez pas corps et âme dans le travail en équipe que vous avez à mener. Même si cela ne vous ressemble pas ! La motivation ne se commande pas, elle est un mécanisme complexe qu'il faut arriver à décrypter chez soi et chez ses collaborateurs pour s'engager pleinement dans l'œuvre commune.
  • Capable. 💪 Rien de plus frustrant sans doute que de se sentir compétent.e et motivé.e par une action à mener et ne pas avoir la possibilité de le faire. Un équipement informatique défectueux ou une mauvaise connexion internet le lundi. Un manque de temps prévu à l'agenda le mardi. Des espaces de rencontre peu adaptés, bruyants, inconfortables, le mercredi. Des informations difficiles à obtenir le jeudi. Et pas de moyens de transport le vendredi qui viendront à bout du plus motivé et compétent d'entre vous !

GRILLE DE LECTURE N° 2 / Au niveau du collectif

Les freins à une collaboration véritablement générative peuvent également se rencontrer à un deuxième niveau : celui de l'équipe, de la communauté, du groupe. Bref du collectif. En effet, pour qu'un collectif donne le meilleur de lui-même, il lui est nécessaire de : 
  • Avoir appris à travailler ensemble. 🤼‍♂️ Un collectif mature est un groupe qui a réussi à acquérir des compétences collectives. Il serait facile de penser que les compétences collectives sont la somme de toutes les compétences individuelles. Mais ce serait sans compter ce petit quelque chose qui constitue tout collectif : les relations et les expériences vécues entre les membres. La qualité des interactions entre les membres du collectif est donc indispensable. Les compétences collectives se construisent sur les expériences vécues collectivement et la capacité du groupe à apprendre de ses expériences. 
competences collectives le boterf
C’est comme une équipe de football, il ne suffit pas que les joueurs soient excellents dans la maitrise du ballon encore faut-il qu’ils sachent jouer ensemble pour gagner.
Guy Le Boterf, interview blog C-Campus, 22 octobre 2018 (https://www.blog-formation-entreprise.fr/guy-le-boterf/)
  • Avoir envie de collaborer ensemble. 🤜🤛 Dans ce monde imprévisible, complexe, traversé de changements permanents, chacun entre dans un projet avec ses propres enjeux, ses ressources et contraintes, ses attentes et ses représentations au risque de figer voire de faire avorter le projet. Parfois même, le projet est déjà engagé depuis un certain temps et, pourtant, les parties prenantes ne semblent pas avoir trouvé leur place. Chacun navigue à vue et joue sa propre partie. Un collectif fédéré autour d'une vision commune de l'action à mener, de valeurs, d'une identité co-construite, d'une mission partagée sera mieux en mesure de s'impliquer durablement et de trouver du souffle pour franchir les obstacles qui pourraient se présenter.
  • Être en mesure de collaborer ensemble. 🎨 Pour collaborer, un collectif a besoin de disposer de ressources suffisamment abondantes et variées. Bien sûr, il lui est nécessaire d'être convenablement outillé et suffisamment confortable pour mener son action. S'approprier des outils collaboratifs avec lesquels chacun se sent à l'aise est devenu un impondérable dans un contexte collaboratif. Pour autant, si la question des moyens est souvent évoquée par les équipes comme un frein majeur aux collaborations, ce dont un collectif aura besoin c'est, avant tout, de disposer, en interne, de compétences variées et d'être au clair sur les tâches et rôles de chacun. Une charge de travail équitablement répartie et des objectifs communs à atteindre réalistes et réalisables offrent des conditions de réussite beaucoup plus impactantes qu'un équipement informatique au top !

GRILLE DE LECTURE N°3 / Au niveau de l'écosystème

Pour que des personnes collaborent pleinement et qu'un collectif puissent devenir véritablement mature, il est nécessaire que l'environnement dans lequel ils évoluent soit : 
  • Riche. 💎 Un écosystème qui n'offrirait pas suffisamment de ressources ne permettrait pas d'alimenter les collaborations à long terme. Des partenaires et des fournisseurs variés, accessibles, mobilisables sont souvent indispensables à certaines étapes d'un projet pour avancer. Ne pas pouvoir bénéficier de biens et de services de première nécessité appauvrirait peu à peu le travail collaboratif : pas moyen de développer les compétences, sensation d'être empêché dans ses activités, baisse de motivation et donc d'énergie engagée, etc.
  • Stimulant. 🧩 Un écosystème qui n'inviterait pas à relever de nouveaux défis et qui ne proposerait que des activités routinières, ne permettrait pas de maintenir l'attention et ni de susciter l'intérêt des collaborateurs. Par exemple, aujourd'hui, les démarches d'innovation sont un important facteur de créativité et d'émulation collective qui permettent de sortir du brouillard un peu paralysant de la complexité environnante. Dans pareil contexte, le risque de repli sur sa sphère privée voire intime est fort et toute invitation à la collaboration peut alors être perçue comme une menace à son propre confort personnel et sa qualité de vie au travail si elle n'est pas stratégiquement réfléchie.
  • Facilitant. 🔑 Un écosystème qui n'aménagerait pas des conditions de travail de qualité ne permettrait ni à une personne ni à un collectif de s'engager dans des démarches collaboratives. En effet, les collaborations sont exigeantes, notamment en terme d'ouverture et de disponibilité autant physiques que mentales. Sans temps dégagé à l'agenda, sans cadre sécurisant permettant la prise de risque mesurée, sans système d'information fluide ou encore sans processus de décision clair et négocié... l'idéologie du "chacun pour soi" a encore de belles années, et, ce, en dépit des enjeux collectifs que nous avons à relever dès à présent.
Aujourd'hui, notre principal frein ne résiderait-il pas dans
notre difficulté fondamentale à concilier culture individualiste et culture collaborative ?

Pour résumer...

S'intéresser aux freins à la collaboration et décider d'agir dessus :
cela nécessite d'ouvrir sa vision à 360° et de dénouer les fils qui s'entremêlent afin d'identifier des leviers à actionner en situation.

Sans cela, il est parfois plus aisé de se décourager et de retourner bien au chaud et à l'abri dans son cocon... ou de laisser chacun se débrouiller : "Advienne que pourra !"

Travailler les freins, c'est avoir en tête une carte qui nous aide à nous repérer.

Se doter d'une boussole

En matière de collaboration, 2 stratégies sont donc à notre disposition pour nous permettre de naviguer en eaux troubles :
  • observer / écouter et identifier les freins pour les lever un à un et au fur et à mesure qu'ils se présentent ;
  • ne pas attendre les blocages et prévenir les freins potentiels en aménageant les conditions de réussite des collaborations futures.
Pour cela nous avons décidé de nous doter d'une boussole qui pourra nous permettre d'orienter notre regard dans la bonne direction, sans rester aveuglés par nos préjugés ou nos interprétations hâtives.

💡 BONNE IDEE : Il peut être intéressant d'utiliser cette boussole avec son équipe pour chercher, ensemble, à identifier les freins possibles ou existants et repérer vos axes d'action possibles.
Pouvoir, vouloir, savoir, trois mots qui mènent le monde.
Victor Hugo

Ce que nous avons décidé de retenir de notre discussion

  • Il y a toujours des actions préalables à un travail collaboratif.
  • Les actions qui ont une portée pédagogique sont peu développées et sont pourtant essentielles.
  • Trouver des objets très fédérateurs de travail et pour lesquels chacun a envie de fournir un effort. Des objets facilement appropriables. Leur donner de la valeur. Voir des résultats tangibles et concrets.
  • Maintenir de la relation et créer des espaces de discussion tout au long et à chaque étape d'un projet.
  • Collaborer mais aussi parler ensemble de nos pratiques de la collaboration (dimension méta-), tester différents modes de collaboration, proposer des micro-expérimentations (formation interne).
  • Incarner, montrer, faire vivre les collaborations.
  • Développer la fonction / compétence pédagogique des managers.
  • L'organisation d'aujourd'hui doit être apprenante pour être capable de s'adapter à un contexte incertain.
  • Le préalable : une organisation doit avoir envie d'accueillir les collaborations. Pour cela, il est nécessaire d'avoir compris la plus-value du travail collaboratif et d'en être convaincu.
  • Inscrire les collaborations dans la pratique doit passer par le conception d'un projet d'accompagnement au changement inscrit dans la durée.

Et vous, en ce moment, quels freins vous empêchent pleinement de vous engager dans vos actions collectives ?

EAP parle
J'ai été ravie de vous accueillir, comme chaque semaine. 

Prochain RDV le 9 octobre 2020*
pour discuter des freins à la collaboration...
* Attention nous changeons de jour ! Les déj' se feront désormais le vendredi !

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